Unter Upload können Volltexte als PDF und ergänzende Inhalte, bspw. Grafiken, hochgeladen werden. Unter "Content" kann festgelegt werden, worum es sich handelt: Accepted Version oder Published Version. Im Zweifelsfall belässt man die Angabe auf UNSPECIFIED.

Für jedes Dokument kann die Sichtbarkeit und eine allfällige Sperrfrist separat eingestellt werden.

Sichtbarkeit - Visible to 

Anyone = für alle sichtbar. Geeignet für frei zugängliche Volltexte, meist akzeptierte Manuskripte, in manchen Fällen auch die Verlags-Version
Registered users only = Für alle UZH-Angehörigen sichtbar. Für Verlags-Versionen, die nicht frei gezeigt werden dürfen. In wenigen Fällen auch für akzeptierte Versionen, die nicht frei gezeigt werden dürfen
Repository Staff only = nur für die ZORA-Redaktion sichtbar

Sperrfrist - Embargo expiry date

Manche Volltexte dürfen erst nach einer gewissen Sperrfrist frei gezeigt werden (bspw. akzeptierte Manuskripte dürfen erst ein Jahr nach der Publikation offen gezeigt werden). Die Sichtbarkeit wird auf "registered users only" und das Embargo-Ablaufdatum taggenau eingestellt. An diesem Tag schaltet ZORA die Sichtbarkeit automatisch um auf "anyone". Kennt man das genaue Datum nicht, gibt man den ersten Tag des Monats an.

Die bibliographischen Angaben überprüft man anhand der Originalpublikation oder in anderen Datenbanken, bspw. PubMed, Bibliothekskataloge, Amazon, etc.. Für die Überprüfung der ZORA-spezifischen Felder stehen andere Quellen zur Verfügung. In ZORA findet sich hinter dem Fragezeichen ein Hilfetext zu jedem Bereich der Eingabe.

Title

Der Titel wird in Originalsprache und mit allfälligen Untertiteln eingefügt. Übersetzungen gehören in das Feld "other titles". Das Titelfeld sucht in ZORA automatisch nach Duplikaten. Entfernt man einen hinteren Teil des Titels, zeigt ZORA - falls vorhanden - Duplikate an. Duplikate sollen vermieden werden. In diesem Fall wird ein Eintrag gelöscht und fehlende Angaben daraus im anderen Eintrag ergänzt.

Creator

Hier werden alle Autoren angegeben. Die Vornamen können ausgeschrieben erfasst werden, für den Index wird automatisch die Initiale aus den Vornamen generiert.

Item Sub-type

Hier geben die Submitter an, ob es sich um eine Originalarbeit oder um einen weiteren Beitrag handelt. Offensichtlich falsche Angaben werden korrigiert, im Zweifelsfall lässt man die Angaben des Submitters stehen.

Refereed

Bei Publikationen in Periodika geben die Submitter an, ob eine Publikation referiert ist oder nicht. Die Überprüfung der Angabe bei "ja, referiert" erfolgt anhand der Journal Database. Der in der Datenbank hinterlegte Wert wird direkt in ZORA angezeigt werden und kann nur geändert werden, wenn dieser in der Journal Database nicht von der Fakultät so festgelegt wurde. Der Wert kann jederzeit von Yes auf No gesetzt werden, ohne dass dies Folgen hat. Wird der Wert von einer als 'nicht referiert' erfassten Zeitschrift oder Serie auf Yes geändert, kreiert dies in der Journal Database automatisch einen Konflikt, der dann von der Fakultät entschieden wird.

Status

Hier kann angegeben werden, ob eine Publikation bereits final erschienen ist (mit Angaben zu Volumen, Band, Seitenzahlen) oder ob die Publikation erst akzeptiert aber noch nicht final publiziert wurde (Published electronically before print, Article in Press, forthcoming, etc.). Alle Einträge mit dem Status "Epub ahead of print" werden noch nicht in die akademischen Berichte übertragen. Sie werden von der ZORA-Redaktion aktualisiert, sobald vom Verlag die finalen Publikationsdaten vorhanden sind.

Journal Titel

Die Angaben zum Journal Titel werden automatisch aus der Journal Database übernommen. Ist ein Titel noch nicht in der Datenbank erfasst, kann dieser via Ulrichs hinzugefügt werden. Ist ein Titel auch in Ulrichs noch nicht erfasst, kann man den Titel manuell erfassen. Dies führt zu einem neuen Eintrag in der Journal Database, der von der ZORA-Redaktion noch überprüft wird.

Volume, Number, Page Range, Date

Diese Angaben anhand der Originalpublikation überprüfen und falls nötig ergänzen. Das Datum muss nur bei Zeitungsartikeln taggenau eingegeben werden, für alle anderen Publikationen reicht die Jahresangabe. Die Jahresangabe ist relevant für den akademischen Bericht.

Date Annual Report

Mit diesem Feld kann die Jahresangabe für den akademischen Bericht überschrieben werden.

Free access at

Hier kann angegeben werden, wenn eine Publikation in einer anderen Datenbank frei zugänglich ist, aber nicht auf ZORA gezeigt werden darf. Zeitschriften, die frei zugänglich sind, findet man in der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek und erkennt sie anhand der grünen Ampel. Bei manchen Verlagen sind einzelne Publikationen gekennzeichnet als frei zugänglich.

DOI, Official URL, Related URL

Wenn immer möglich gibt man den DOI an. Gibt es keinen DOI, so trägt man die URL des Artikels oder zumindest des Verlags ein unter "official URL". Zusätzlich werden permanente Links aus dem Bibliothekskatalog Nebis resp. IDS Zürich unter "related URL" ergänzt.

Contact E-Mail address

Eine Kontakt-Adresse generiert in ZORA, sofern ein gesperrter Volltext vorhanden ist, den Knopf "Request a copy". Dies ermöglicht es allen Personen auch ausserhalb der Universität Zürich, direkt bei den Autoren resp. bei der angegebenen E-Mail-Adresse eine Kopie der Arbeit anzufordern. Die Anfrage generiert eine E-Mail-Nachricht an die hinterlegte Adresse. Der Empfänger kann direkt über ZORA das Versenden des PDFs aus ZORA erlauben oder ablehnen.

Additional information

Additional Information ist ein nach aussen sichtbares Feld für zusätzliche Informationen zu einer Publikation.

Comments and Suggestions

Dieses Feld ist nur für die Editoren selber und für die ZORA-Redaktion sichtbar.

Die Submitter geben - anhand der Informationen von den Autoren - die Informationen zur Copyright-Situation an. Anhand dieser Angaben und deren Prüfung wird die Sichtbarkeit des Volltextes entsprechend eingestellt..

Aussage 1 und 2

Verifizieren: Journal Database, Zeitschrift oder Verlag > Sherpa/RoMEO > Directory of Open Access Journals. Es gelten die Korrekturen der Editoren.
Falls keine Angaben gefunden werden: es gilt die Aussage des Submitters. Hat der Submitter die Sichtbarkeit nur für Repository-Administratoren eingestellt, belässt man das so. 

Aussage 3

Der Volltext wird offen gezeigt ohne Verifizierung.

Aussage 4

Journal Article, Book Sections und Conference or Workshop Items werden mit dreimonatiger Sperrfrist gezeigt. Als Volltext gilt ein akzeptiertes Manuskript oder ein Verlags-PDF ohne geschützte Verlagslogos. Hat ein PDF Logos, müssen diese entfernt oder der Volltext nur für registrierte Benutzer eingestellt werden.
Bei Newspaper Articles wird der Volltext offen ohne Sperrfrist gezeigt. Als Volltext gilt ein akzeptiertes Manuskript oder ein Verlags-PDF ohne geschützte Verlagslogos. Hat ein PDF Logos, müssen diese entfernt oder der Volltext nur für registrierte Benutzer eingestellt werden.
Bei Monograph und Edited Scientific Work wird das akzeptierte Manuskript offen gezeigt, publizierte Verlags-PDF nur für registrierte Benutzer.

Aussage 5

Verifizieren: Journal Database > Sherpa/RoMEO > Directory of Open Access Journals. Es gelten die Korrekturen der ZORA-Editoren.
Falls nirgends klare Angaben gefunden werden: man stellt die Sichtbarkeit des Volltextes auf "registered users only" ein. Ausnahmen: in der Journal Database steht, dass dies verboten ist oder die UZH hat keine Lizenz für diese Zeitschrift (Lizenzen sind alle in der Elektronischen Zeitschriftenbiblitothek - gelbe Ampel - aufgelistet).
Zusätzlich macht man einen Eintrag auf der internen Copy&White-List. Die ZORA-Administratoren fragen bei den Verlagen an und übertragen die Ergebnisse in die Copyright-Datenbank.

Zu beachten

Die Angabe einer E-Mail-Adresse für den Knopf "request a copy" ist erlaubt, sofern es in der Copyright-Datenbank nicht ausdrücklich verboten ist.
Allfällige Sperrfristen können unter "Upload" taggenau eingegeben werden. Standardsätze gehören unter "Details" in das Feld "additional information".
Publizierte Verlags-PDFs werden offen zugänglich in ZORA gezeigt wenn sie

(1) von Konferenzen sind, die von akademischen Organisationen veranstaltet werden, ohne kommerziellen Verlag, ohne kommerzielle Absicht, wenn die Publikation frei zugänglich ist und keine anderslautende Vereinbarungen vorliegen,
(2) von akademischen Verlagen von Universitäten publiziert werden, ohne kommerzielle Absicht, wenn sie frei zugänglich sind oder es keine anderslautende Informationen über Autorenrechte gibt,
(3) von Open Access-Verlagen publiziert wurden und
(4) wenn sie von hybriden Verlagen als einzelne Open Access-Publikation publiziert wurden.

Mit "Move to Repository" legt man die korrigierte und geprüfte Publikation ins Archiv. Der Status ist dann "Live Archive".

Es lohnt sich, den fertigen Eintrag nochmals auf der Detail-Seite auf Tipp- und andere Fehler zu überprüfen.

Als Editor hat man die Möglichkeit, Publikationen aus dem "Review Bereich" an den Submitter zurückzuschicken.

Dies ist kann beispielsweise in folgenden Fällen nötig sein:

• Publikationstyp ist für ZORA ungeeignet
• Publikation wurde online nirgends gefunden, auch keine Hinweise auf die Publikation
• Fehlerhafte oder mangelhafte bibliographische Angaben

Einen Eintrag kann man über "Return item (with notification)" an den Submitter zurückschicken. Der Eintrag ist dann wieder in der "Work Area" des Submitters, wo er diesen erneut bearbeiten und dann depositen kann. Beim Zurückschicken soll immer eine Erklärung mitgeliefert werden.

Wichtig: Publikationen vom Submitter "Merlin" dürfen nicht zurückgeschickt werden. Hier kann anstelle von "Return item (with notification)" direkt "Delete item (with notification)" gewählt werden. Mit dem Löschen der Nachricht wird eine Publikation in Merlin wieder bearbeitbar und kann geändert/ergänzt wieder zu ZORA submitted werden.

Grundsätzlich gilt, dass alle Publikationen, die einmal im "Live Archive" waren, nicht aus ZORA gelöscht werden dürfen.

Publikationen können gelöscht werden, solange sie noch im "Review" sind. Dies ist möglich mit "Delete item (with notification)". Der Eintrag wird direkt gelöscht und der Submitter erhält eine Nachricht.
Das Löschen von Publikationen kann beispielsweise nötig sein, wenn es sich um ein Duplikat handelt.

Publikationen aus dem Live Archive können nicht gelöscht werden. Sollen diese entfernt werden, setzt man den Status auf "retired". Das heisst, sie sind nach aussen nicht mehr sichtbar, in ZORA aber für Administratoren noch aufrufbar.